Politique de confidentialité

Politique relative au respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels de la Clinique de psychologie Valérie Mongeau

Politique relative au respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels de la Clinique psy VM

Entrée en vigueur: le 22 septembre 2023

Mise à jour le 27 septembre 2024

Mise à jour le 13 novembre 2025

Mise à jour le 4 août 2026

À la Clinique psy VM (l’Entreprise), nous vous accompagnons vers une meilleure santé psychologique avec authenticité, professionnalisme et transparence. Le respect et la protection de vos renseignements personnels est primordial.

Notre Politique relative au respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels a été mise à jour pour nous conformer à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).

Le but de cette politique est de vous expliquer clairement comment et à quelles fins nous recueillons, utilisons et partageons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez nos services.

Lois et règlements

Notre politique a été élaborée selon les lois et règlements applicables à nos activités au Québec et au Canada, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modernisée par la Loi 25.

Pour les services rendus par une psychologue au Québec, la présente politique tient compte du Code de déontologie des psychologues et du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues. Lorsqu’un autre professionnel autorisé à exercer la psychothérapie offre des services par l’entremise de la Clinique, il demeure soumis aux lois, règlements, normes professionnelles et règles déontologiques applicables à sa profession et à son ordre professionnel.

Lorsque des services psychologiques ou psychothérapeutiques sont fournis à une personne située en Ontario, la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS/PHIPA) ainsi que les exigences de l’organisme de réglementation du professionnel s’appliquent également. Une psychologue inscrite en Ontario est soumise aux normes de l’Ordre des psychologues et des analystes du comportement de l’Ontario (CPBAO), tandis qu’un psychothérapeute autorisé est soumis aux normes de l’Ordre des psychothérapeutes autorisés de l’Ontario (CRPO). Lorsque les exigences des deux provinces s’appliquent, la Clinique respecte chacune des obligations applicables et privilégie, en cas d’incompatibilité, la règle offrant la plus grande protection à la personne cliente.

Pour les services offerts à une personne située en Ontario, la politique tient également compte des Normes de conduite professionnelle du CPBAO (2024), ainsi que des Normes d’exercice professionnel du CRPO, notamment celles concernant la confidentialité, le consentement, la pratique électronique, la tenue et la protection des dossiers et le processus de plainte.

Chaque professionnel qui offre des services par l’entremise de la Clinique doit être dûment autorisé à exercer dans le territoire où se trouve la personne cliente au moment du service. Il demeure responsable du respect des lois, règlements, normes professionnelles et règles déontologiques qui lui sont applicables.

Application

La présente politique décrit :

quels renseignements personnels sont recueillis
comment ils sont recueillis, utilisés, communiqués, protégés et conservés,
comment vous pouvez accéder à vos renseignements personnels, les mettre à jour ou les corriger.

Elle s’applique à toutes les situations où vous avez une interaction avec la Clinique psy VM, que ce soit en personne, en visioconférence, par courriel ou par téléphone, en visitant notre site internet, et à tous les renseignements personnels recueillis à votre sujet.

Par exemple, lorsque :

vous avez recours à nos services (ex. : vous faites une demande d’information par courriel, vous participez à une rencontre clinique en visioconférence, un rapport est demandé),
une discussion clinique à votre sujet avec un autre professionnel est requise,
vous consultez votre dossier informatisé sur la plateforme en ligne Colib,
vous communiquez avec nous par tout moyen.

Dans des cas particuliers, lors de la collecte de vos renseignements personnels, il est possible que nous vous fournissions de l’information complémentaire quant au traitement de vos renseignements personnels. Nous pouvons vous demander votre autorisation à utiliser l’intelligence artificielle (IA) pour assister à la rédaction de notes lors de vos rencontres avec votre professionnel (psychologue ou psychothérapeute). Nous pouvons également vous demander un consentement verbal ou écrit spécifique quant à l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels à un tiers.

Par exemple, nous pouvons vous demander de signer un formulaire d’autorisation à divulguer certains de vos renseignements personnels lorsque :

vous souhaitez que nous les transmettions au tiers payeur responsable de rembourser les honoraires professionnels de services psychologiques ou psychothérapeutiques (Ex. : ACC, GRC, SAAQ, IVAC, CNESST, assureur, PAE, etc.)
vous souhaitez que nous communiquions avec un autre professionnel que vous consultez (ex. : médecin, travailleur social, avocat etc.) ou une autre personne qui serait significative dans le cours de votre suivi.

Renseignements personnels

Nous nous engageons à ne recueillir et produire que les renseignements personnels nécessaires pour offrir nos services et gérer nos activités.

Par exemple :

La date d’ouverture du dossier;
Des renseignements sur votre identité et vos coordonnées, tels que votre prénom et nom de famille, date de naissance, adresse résidentielle, adresse courriel, numéro de téléphone, sexe, etc.
Toute information concernant le client « payeur », le client « demandeur de service » ou le client « employeur », s’il y a lieu.
Des renseignements liés à la santé et l’état psychologique, tel que vos antécédents et diagnostics médicaux, psychiatriques et psychologiques, votre liste de médicaments, votre histoire de vie et vos antécédents familiaux, l’historique de vos consultations auprès d’un psychologue, un médecin ou un autre professionnel, les résultats de tests ou questionnaires, les recommandations de traitement, les plans d’intervention et les notes d’évolution, et, s’il y a lieu, les résumés verbaux ou les rapports des consultations antérieures, et les recommandations suite à des consultations avec d’autres professionnels.
Des renseignements sur les services que vous avez reçus de la Clinique psy VM:
- Une description sommaire des motifs de consultation
- Une description sommaire des services rendus et leur date;
- Les conclusions cliniques de l’évaluation psychologique;
- Les recommandations;
- Les notes concernant l’évolution du traitement (s’il y a lieu).

Des documents relatifs à la transmission de renseignements à des tiers, notamment :
- Tout document signé et autorisant la transmission de tels renseignements;
- Tout contrat de service ou la description de toute entente particulière concernant la nature et les modalités d’une intervention.
Des renseignements recueillis automatiquement lorsque vous visitez notre site internet.
Vos détails de paiement (par exemple, les informations de votre carte de crédit) si vous réservez une rencontre sur notre site internet.
Des renseignements relatifs à la comptabilité :
- Tout document permettant à la Clinique psy VM de rendre compte des paiements reçus pour ses services et de répondre à ses responsabilités fiscales.
- Toute information transigeant par les logiciels bancaires et permettant les transferts monétaires.

Les renseignements agrégés ou anonymisés et ne pouvant être associés à une personne identifiable ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

Manières de recueillir les renseignements personnels

Nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous, et, lorsque cela est applicable, auprès de sources tierces. D’autres renseignements sont recueillis automatiquement lorsque vous visitez notre site internet.

Directement auprès de vous

Par exemple :

Que ce soit dans le cadre d’une évaluation, d’une consultation clinique ou d’une psychothérapie, nous recueillons vos renseignements personnels nécessaires afin de rendre ces services et de communiquer les résultats, le cas échéant. Nous recueillons également vos renseignements qui découlent de l’évaluation ou des questionnaires et formulaires remplis.
Lorsque vous participez à une rencontre en visioconférence avec le professionnel, nous recueillons vos renseignements personnels nécessaires afin de vous rendre les services psychologiques ou psychothérapeutiques. L’utilisation d’une plateforme de visioconférence (ex. : Colib) et d’un outil d’intelligence artificiel (ex. : PLUME IA) est sujette à la politique relative à la protection de la vie privée des fournisseurs de ces plateformes en question. Votre consentement vous sera demandé avant de procéder à un enregistrement audio d’une consultation dans le but d’utiliser l’IA pour assister à la rédaction de notes cliniques.
Lorsque vous réservez une rencontre sur notre site internet ou que vous payez vos services, nous recueillons vos détails de paiement (ex. : les informations de votre carte de crédit).
Lorsque vous nous contactez par téléphone, par courriel ou via notre site internet pour faire une demande de services, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour compléter la demande et offrir un rendez-vous.
Nous recueillons les renseignements personnels reliés aux rapports des autres professionnels que vous avez consultés lorsque vous nous les soumettez par voie électronique.
Lorsque vous utilisez la plateforme Colib pour accéder à votre dossier et que vous y déposez des documents (ex. : exercices, rapport) ou répondez à des questionnaires utiles dans le cadre du suivi.
Lorsque vous communiquez avec nous en passant par notre formulaire de demande de services ou que vous effectuez une réservation de rendez-vous en passant par notre site internet et la plateforme Colib.

Auprès de sources tierces

À l’occasion, nous pouvons recevoir des renseignements personnels provenant de sources tierces. Dans ces cas, nous ne les recevons qu’avec votre consentement ou lorsque la loi l’autorise ou l’exige, et seulement dans la mesure nécessaire aux fins déterminées.

Par exemple :

Si une tierce personne nous contacte en votre nom (ex. : parent, conseiller en réadaptation, programme d’aide aux employés) pour faire une demande de services.
Si vous consultez dans le cadre d’un mandat avec un tiers payeurs (ex. : CNESST, SAAQ, etc.), ce tiers payeur peut nous communiquer des renseignements à votre sujet si vous l’avez autorisé à le faire.
Si vous nous autorisez à communiquer avec un autre professionnel que vous avez consulté, ce professionnel peut nous confier des renseignements personnels par téléphone ou de manière numérique sécurisée (ex. : un rapport).

Auprès de notre site internet

Nous pouvons recueillir certains renseignements électroniquement lorsque vous visitez notre site Internet au moyen de technologies que nous utilisons ou qui sont fournies par des tiers.

Nous utilisons notamment des témoins (« cookies »), soit de petits fichiers textes enregistrés sur votre appareil lors de la consultation d’un site Internet. Ceux-ci peuvent notamment permettre le fonctionnement du site, conserver certains renseignements entre vos visites ou recueillir de l’information sur la façon dont le site est consulté et utilisé.

Témoins nécessaires

Les témoins strictement nécessaires au fonctionnement du site sont activés par défaut. Ils sont requis pour assurer le fonctionnement adéquat et sécuritaire du site et ne sont pas soumis au consentement de l’utilisateur.

Témoins analytiques

Nous utilisons Google Analytics afin de recueillir des renseignements sur la consultation et l’utilisation de notre site Internet et de produire des statistiques sur son utilisation. La Clinique n’utilise pas ces données dans le but d’identifier personnellement les visiteurs.

Les témoins analytiques sont désactivés par défaut et ne sont activés que lorsque l’utilisateur y consent au moyen de l’outil de gestion des témoins affiché sur le site. Ainsi, aucun témoin analytique n’est déposé sur l’appareil de l’utilisateur avant qu’il ait exprimé son choix.

Autres catégories de témoins

Notre outil de gestion des témoins prévoit également des catégories pour les témoins fonctionnels, de performance et publicitaires. À l’heure actuelle, aucun témoin n’est utilisé dans ces catégories sur notre site Internet.

Si de nouveaux outils ou services sont ajoutés ultérieurement, notamment des outils publicitaires ou de marketing, les témoins correspondants pourront être ajoutés aux catégories appropriées. Lorsque leur utilisation nécessite un consentement, ils seront désactivés par défaut et ne seront activés qu’après que l’utilisateur aura exprimé son choix. La présente politique sera mise à jour au besoin afin de refléter les technologies effectivement utilisées.

Gestion des témoins et retrait du consentement

Vous pouvez exprimer vos préférences relativement à l’utilisation des témoins non nécessaires au moyen de l’outil de gestion des témoins affiché sur notre site Internet. Un lien présent dans la fenêtre de consentement permet également d’effectuer une demande relativement à la preuve du consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de témoins non nécessaires. Vous pouvez également supprimer ou désactiver certains témoins à partir des paramètres de votre navigateur. La désactivation de certaines technologies peut toutefois avoir une incidence sur certaines fonctionnalités du site.

Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous offrir nos services, pour gérer nos activités, pour vous communiquer des informations importantes quant aux services offerts, pour analyser nos données pour mieux comprendre notre clientèle et pour améliorer votre expérience client ou pour d’autres fins permises ou requises par la loi.

Offrir nos services

Par exemple :

Valider votre identité si vous nous contactez pour obtenir des renseignements sur votre dossier.
Communiquer avec vous par courriel ou par téléphone pour les fins suivantes : vous informer de changements à nos services ou à nos politiques ou pour vous aviser d’une modification ou d’une annulation d’un rendez-vous.
Déterminer si nos services et notre expertise sont adaptés à vos besoins et vous conseiller sur les services.
Évaluer vos besoins au niveau clinique et vous fournir nos services.
Effectuer de la tenue de dossier dans votre dossier se trouvant sur la plateforme en ligne Colib.
Vous transmettre par courriel des documents convenus avec le professionnel (ex. : factures, exercices, etc.). Vous demeurez libre de refuser de recevoir des communications par courriel. Le cas échéant, ces documents vous sont également accessibles sur la plateforme Colib à partir de votre compte utilisateur.
Vous permettre de payer vos rencontres en ligne.
Répondre à vos demandes et questions.
Communiquer avec d’autres professionnels de la santé avec votre consentement si cela est jugé pertinent dans le cadre de votre suivi. Avant de communiquer vos renseignements personnels, votre professionnel s’assurera formellement de votre consentement libre et éclairé. Pour ce faire, vous devrez avoir dûment rempli les formulaires d’autorisation conséquents.
Lorsqu’une personne cliente demande qu’une copie de son dossier ou que des renseignements qui y sont contenus soient transmis à un tiers, la psychologue respecte le délai de 15 jours prévu au Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues. La personne cliente peut révoquer son consentement pendant ce délai et peut y renoncer dans une situation d’urgence.

Gérer nos activités

Par exemple :

Effectuer la facturation auprès des tiers payeurs.
Améliorer la qualité de nos services et de respecter nos obligations professionnelles de formation continue. Afin d’assurer la qualité des services, le professionnel peut, lorsque cela est pertinent, consulter un superviseur ou un autre professionnel compétent. Les renseignements sont alors dépersonnalisés dans la mesure du possible et seuls les renseignements raisonnablement nécessaires sont utilisés ou communiqués. Lorsqu’un superviseur ou un tiers doit avoir accès à des renseignements permettant d’identifier la personne cliente, le consentement exprès requis est obtenu préalablement, sauf lorsque la loi permet ou exige autrement cet accès.
Nous acquitter de nos obligations légales et réglementaires.
Gérer notre site internet et son utilisation (ex. : au moyen de témoins), améliorer sa performance, et développer du contenu correspondant aux intérêts des visiteurs. Nos pratiques visent à s’intégrer dans la politique canadienne de la loi antipourriel : https://ised-isde.canada.ca/site/loi-canadienne-anti-pourriel/fr

Communiquer avec vous

Par exemple :

Nous pouvons vous envoyer nos infolettres, avec la possibilité de vous désabonner en tout temps.
Nous pouvons vous informer de différentes manières (ex. : par courriel, téléphone, texto) de nos services ou publications qui pourraient vous intéresser. Par exemple, nous pouvons vous faire parvenir un courriel si nous modifions des modalités dans nos services offerts ou si nous publions un nouvel article de blogue.

Nous avons besoin d’obtenir votre consentement pour vous envoyer toutes communications électroniques de nature commerciale, lorsque cela est requis par la loi. Si vous souhaitez vous désabonner et ne plus recevoir nos messages électroniques de nature commerciale, veuillez cliquer sur le lien de désabonnement qui figure dans chacun de ces messages.

Analyser nos données

Par exemple :

Améliorer la performance de notre site internet et développer du contenu qui répond aux intérêts de nos visiteurs.
Monitorer l’efficacité de notre marketing et mettre en place des campagnes répondant aux besoins de nos clients.
Développer de nouveaux services qui répondent aux besoins de nos clients
Produire des statistiques internes agrégées ou anonymisées afin de mieux comprendre l’utilisation de nos services, d’en évaluer et d’en améliorer la qualité ainsi que d’orienter leur développement. Certains résultats globaux peuvent être présentés au public, notamment dans nos communications professionnelles, nos publications ou sur notre site Internet.

Dans ces cas, seuls des renseignements agrégés et anonymisés conformément aux exigences légales applicables sont utilisés ou publiés. La Clinique prend des mesures raisonnables pour empêcher qu’une personne puisse être identifiée directement ou indirectement, notamment en évitant de présenter des catégories ou des sous-groupes comportant un nombre insuffisant de personnes. Aucune donnée permettant d’identifier une personne cliente, seule ou par recoupement avec d’autres renseignements raisonnablement accessibles, n’est utilisée ou publiée à ces fins.

Communication des renseignements personnels

De manière générale, chaque professionnel est tenu à la confidentialité et au secret professionnel conformément aux lois, règlements et règles déontologiques applicables à sa profession. Dans le cadre de nos activités, nous pouvons toutefois communiquer certains renseignements à nos fournisseurs de services ou à d’autres tiers, avec votre consentement ou lorsque la loi le permet ou l’exige, uniquement aux fins décrites dans la présente politique et dans la mesure raisonnablement nécessaire.

Fournisseurs de services

Nos fournisseurs de services nous permettent d’offrir nos services, d’exercer nos activités et d’exploiter les systèmes et applications technologiques sur lesquels repose notre infrastructure. Ils peuvent notamment fournir des services d’hébergement de données, de courriel, de visioconférence, de paiement, de comptabilité, d’intelligence artificielle, de marketing ou d’analyse. Nous leur communiquons uniquement les renseignements raisonnablement nécessaires à l’exécution de leur mandat. Ils doivent protéger ces renseignements et ne peuvent les utiliser qu’aux fins autorisées. Lorsque la loi exige un consentement particulier pour une collecte, une utilisation ou une communication, celui-ci est obtenu préalablement.

Par exemple :

Afin de mieux servir nos clients, nous pouvons consulter des professionnels tiers (psychologues, médecins, ergothérapeutes) qui ont une expertise spécifique.
Nos dossiers clients sont hébergés auprès d’un fournisseur d’une plateforme de gestion de dossiers numériques.
Nous utilisons un fournisseur d’envoi de courriel afin de communiquer avec vous ou de vous transmettre notre infolettre.
Nous utilisons la plateforme de visioconférence d’un fournisseur afin de vous offrir des rencontres en visioconférence.
Nous utilisons une plateforme d’intelligence artificielle d’un fournisseur pour nous assister à la rédaction de notes cliniques.
Nous utilisons des plateformes de paiement en ligne (carte de crédit ou virements Interac) afin de traiter les paiements que vous effectuez après vos rencontres.
Nous utilisons les plateformes en ligne offerts par des tiers (CNESST, SAAQ, IVAC, assureurs, etc.) pour transmettre notre facturation ou autres documents (ex. : rapports).

Voici les plateformes technologiques et les entreprises (partenaires) qui sont utilisés par la Clinique psy VM dans la tenue de ses services, adjointes à leur politique de confidentialité :

Apple (appareil mobile)
https://www.apple.com/legal/privacy/fr-ca/
EBOX (accès Internet)
https://www.ebox.ca/politique-de-confidentialite/
Microsoft (Système d’exploitation Windows, OneDrive, Outlook, M365 Business)
https://privacy.microsoft.com/fr-ca/privacystatement
Banque Nationale (pour les virements Interac)
https://www.bnc.ca/politique-de-confidentialite.html
Stripe (paiements par carte de crédit)
https://stripe.com/fr-ca/privacy
PLUME IA (outil d’intelligence artificielle pour la rédaction de notes)
https://plumeia.ca/politique-confidentialite
Cyberimpact (plateforme d’infolettre)
https://app.cyberimpact.com/privacy-policy
Colib (plateforme de gestion de dossiers clients numériques, de visioconférence et de prise de rendez-vous en ligne)
https://www.Colib.io/fr-ca/privacypolicy
Gestion MSB (services de comptabilité)
https://www.facebook.com/GestionMSB1
Clément Del Vecchio CPA (Cabinet comptable)
https://clementdelvecchio.com/politique-de-confidentialite/
Effet B (Design, hébergement de site internet, stratégie marketing et campagnes)
https://effet-b.ca/politiques-de-confidentialite/

Cette liste est sujette à changement. Si vous vous questionnez sur la confidentialité d’une de ces plateformes ou partenaires, vous pouvez en discuter avec le professionnel (psychologue ou psychothérapeute).

Certains fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec. Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou d’en confier la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation à un fournisseur situé à l’extérieur du Québec, la Clinique réalise l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise et conclut une entente écrite lorsque la loi l’exige. Vous pouvez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir davantage d’information sur les lieux où les renseignements sont susceptibles d’être traités.

Autres motifs autorisés

Dans des circonstances précises, la loi permet ou exige la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels sans consentement, dont dans le but de nous protéger ou pour protéger nos clients ou d’autres personnes. Seuls les renseignements personnels qu’il est raisonnablement nécessaire de communiquer pour parvenir aux fins visées sont alors divulgués.

Par exemple :

Nous pouvons devoir partager les dossiers de nos clients pour les communiquer à :

L’organisme de réglementation compétent du professionnel, notamment l’Ordre des psychologues du Québec, l’ordre professionnel québécois d’appartenance d’un détenteur de permis de psychothérapeute, le CPBAO ou le CRPO, ainsi que leurs représentants ou mandataires autorisés, lorsque l’accès est permis ou exigé dans le cadre d’une inspection, d’une enquête, d’un programme d’assurance de la qualité ou d’une procédure disciplinaire.
Un tribunal dans le cas où un juge ordonne légalement la levée du secret professionnel lors d’une audience.
Un coroner dans le cas où la saisie du dossier d’un client est exigée après son décès.
Une personne dûment désignée comme cessionnaire, gardienne provisoire ou successeur du dépositaire de renseignements sur la santé, selon la loi et les normes professionnelles applicables, lorsque cet accès est nécessaire pour assurer la continuité, la conservation, le transfert ou la disposition sécuritaire des dossiers en cas d’incapacité, de cessation d’exercice ou de décès.

Nous pouvons devoir utiliser certains renseignements personnels de nos clients pour les communiquer à :

Aux autorités légales dans le cadre de la prévention d’un acte imminent de danger envers nous, le client ou autrui.
Au Directeur de la protection de la jeunesse lorsqu’un signalement ou une communication de renseignements est exigé ou autorisé par la Loi sur la protection de la jeunesse. Dans ces circonstances, seuls les renseignements nécessaires à la protection de l’enfant sont communiqués, conformément aux obligations légales et professionnelles applicables.

Dispositions particulières applicables en Ontario

Pour une personne cliente située en Ontario, des renseignements personnels sur la santé peuvent également être recueillis, utilisés ou communiqués sans consentement lorsque la législation ontarienne ou canadienne le permet ou l’exige. Cela peut notamment comprendre une ordonnance judiciaire, une inspection, une enquête ou une démarche d’assurance de la qualité d’un organisme de réglementation compétent, notamment le CPBAO ou le CRPO, un signalement obligatoire concernant un enfant ayant besoin de protection, un signalement obligatoire concernant certains comportements d’un professionnel de la santé réglementé, ou une communication nécessaire pour éliminer ou réduire un risque important de préjudice corporel grave. Seuls les renseignements raisonnablement nécessaires sont alors communiqués. Cette liste n’est pas exhaustive.

Votre consentement libre et éclairé

Avec votre consentement et conformément aux lois, aux normes professionnelles et aux règles déontologiques applicables au professionnel choisi, nous pouvons utiliser ou communiquer les renseignements personnels nécessaires aux fins convenues.

Avant de communiquer vos renseignements personnels, votre professionnel s’assure d’obtenir le consentement libre et éclairé requis et de respecter les formalités applicables à sa profession. Lorsque la demande concerne la transmission, par un psychologue, d’une copie du dossier ou de renseignements contenus dans celui-ci à un tiers, le délai de 15 jours prévu au Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues s’applique. La personne cliente peut révoquer son consentement durant ce délai ou y renoncer dans une situation d’urgence.

Par exemple :

Avec votre consentement ou à votre demande, nous pouvons partager vos renseignements avec votre assureur, votre programme d’aide aux employés ou d’autres professionnels (ex. : votre médecin traitant) notamment.

Donner ou retirer son consentement

Lorsque vous visitez notre site internet ou avez recours à nos services, certains renseignements peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués avec votre consentement explicite ou implicite, selon le contexte et la loi applicable. Le consentement doit être manifeste, libre et éclairé au Québec et, pour les renseignements personnels sur la santé en Ontario, il doit être valable au sens de la LPRPS/PHIPA, notamment être éclairé et se rapporter aux renseignements concernés. La présente politique ne remplace pas les consentements particuliers requis pour la prestation de services psychologiques ou psychothérapeutiques, l’enregistrement d’une rencontre ou une communication à un tiers.

De façon générale, vos renseignements personnels ne sont utilisés que dans le but de vous offrir nos services. Si nous devions utiliser vos renseignements personnels à une autre fin que celles précisées dans la présente politique, nous vous demanderons votre consentement dans un formulaire de consentement spécifique.

Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, excepté lorsque nous avons des obligations légales ou réglementaires ou lorsque vous êtes engagés dans des obligations contractuelles envers nous. Pour retirer votre consentement, vous pouvez simplement communiquer avec nous par visioconférence ou courriel pour nous aviser des renseignements personnels dont vous ne voulez pas qui soient partagés. En refusant de nous donner accès à certains renseignements personnels ou en retirant votre consentement, il est toutefois possible que nous ne puissions plus vous offrir nos services.

Changement des choix quant à la protection de la vie privée

Vous avez des choix quant au traitement de vos renseignements personnels. Vous pouvez toujours retirer votre consentement à ce que vos renseignements personnels soient utilisés à des fins autres que celles qui sont nécessaires à la prestation de nos services, sans que cela n’entraine de conséquences sur les services reçus.

Vous pouvez effectuer vos choix de différentes manières :

En communiquant avec nous.

Si éventuellement nous vous envoyions des courriels commerciaux, vous pouvez toujours choisir de ne pas recevoir des courriels commerciaux de notre part en cliquant sur le lien pour vous désabonner dans tout courriel que vous recevez. Il est toutefois à noter que nous pouvons néanmoins communiquer avec vous concernant un service ou un changement de politique concernant un service.

En modifiant les paramètres du navigateur de votre appareil

Nous employons des technologies comme les témoins pour améliorer l’expérience client. Vous pouvez supprimer, bloquer ou désactiver les témoins sur votre ordinateur ou appareil mobile en consultant les instructions ou l’écran d’aide de votre navigateur. Toutefois, il se peut que cela empêche votre utilisation de certaines des fonctions de notre site internet.

En utilisant la fonctionnalité de désabonnement de tiers

Nous pouvons utiliser les services de tiers, notamment Google Analytics et certaines plateformes de médias sociaux, qui emploient des témoins ou d’autres technologies pour analyser la navigation sur notre site Internet. Certains identifiants techniques peuvent être recueillis. La Clinique ne cherche pas à identifier personnellement les visiteurs à partir de ces données. Vous pouvez modifier vos préférences en utilisant les paramètres de confidentialité ou les fonctions de désabonnement offertes par ces plateformes. Vous pouvez également désactiver certains paramètres publicitaires de Google à l’adresse www.google.com/settings/ads. La désactivation de certaines technologies peut toutefois limiter quelques fonctions du site Internet.

Protection et conservation des renseignements personnels

Moyens de protection de vos renseignements personnels

Nous utilisons des mesures de protection raisonnables pour protéger vos renseignements personnels. Celles-ci comprennent les mesures administratives, physiques et techniques que nous employons pour éviter l’accès non autorisé aux renseignements personnels que nous détenons, ainsi que leur perte, leur utilisation abusive, leur divulgation ou leur modification. Nous visons à ce que l’accès à vos renseignements personnels soit toujours restreint à votre professionnel (psychologue ou psychothérapeute) et aux mandataires de la Clinique de psy VM qui sont légalement justifiés d’y avoir accès. Nous nous assurons également que la destruction de vos renseignements personnels soit faite de manière conforme et sécuritaire.

Advenant que le client ou le professionnel souhaite procéder à l’enregistrement audio et visuel des rencontres en visioconférence, ceux-ci doivent en convenir préalablement de manière explicite pour protéger la confidentialité, le secret professionnel et la propriété intellectuelle de chacun.

Le professionnel vous demandera votre consentement écrit et verbal avant le début de la première rencontre afin de procéder à l’enregistrement audio uniquement de la rencontre dans le seul but d’utiliser un outil d’intelligence artificiel pour assister à la rédaction de notes. Cet enregistrement audio sera supprimé immédiatement dès que la note aura été générée après la rencontre.

Nous utilisons l’application PLUME IA qui est un outil comprenant d’importantes mesures de sécurité. Selon les renseignements communiqués par le fournisseur et sous réserve de toute modification de ses pratiques, les mesures suivantes sont notamment mises en place :

Les données des utilisateurs et des patients sont enregistrées sur leurs serveurs AWS sécurisés au Québec, avec des protocoles de sécurité de pointe.
Les données en transit et au repos sont chiffrées.
Les enregistrements audios sont aussitôt et automatiquement détruits dès qu’ils sont transcrits en texte sur leurs serveurs locaux.
Ils ont un contrat d’affaires avec AWS leur permettant d’utiliser leur service de traitement de texte sans sauvegarde de données de leur côté. Tous les transferts de données avec eux sont sécurisés par des moyens technologiques de haut niveau.
Les données envoyées sont dépersonnalisées.
Les données de transcription et de notes cliniques sont automatiquement supprimées après 24 ou 48 heures de leur création selon la préférence de l’utilisateur.
Des politiques et des procédures organisationnelles sont mises en place pour s’assurer d’une conformité de protection des renseignements.
Ils vérifient que leurs fournisseurs externes ont de mesures de protection adéquates quant à la protection des renseignements personnels.

Pour plus d’informations sur les mesures de sécurité de PLUME IA, veuillez consulter la section sur la conservation des données à l’adresse : https://plumeia.ca/politique-confidentialite .

L’utilisation de PLUME IA est expliquée avant son utilisation. Le professionnel obtient un consentement distinct, informe la personne cliente de la nature de l’outil, de ses risques raisonnablement prévisibles et des mesures de protection applicables, et vérifie elle-même toute note produite avec l’assistance de l’outil. Le refus d’autoriser l’enregistrement audio ou l’utilisation de cet outil n’empêche pas de recevoir les services; la note clinique est alors rédigée sans cette fonctionnalité.

Lieu de conservation de vos renseignements personnels

Les renseignements recueillis par le professionnel sont déposés au dossier numérique de la personne cliente. Chaque professionnel doit constituer, tenir, protéger et conserver ses dossiers conformément aux lois, règlements, normes professionnelles et règles déontologiques applicables à sa profession. Après chaque rencontre, les renseignements nécessaires pour témoigner des services rendus sont inscrits au dossier, lequel est conservé dans un environnement sécurisé.

À la Clinique psy VM, nous avons choisi la plateforme Colib pour conserver les dossiers de nos clients de manière numérique et pour effectuer les rencontres en visioconférence avec vous. Vos renseignements cliniques et les renseignements collectés lors des paiements sont stockés sur cette plateforme hautement sécurisée. De l’accès par mot de passe, à l’archivage et destruction, toutes les mesures sont prises pour répondre aux exigences sécuritaires les plus strictes répondant aux exigences des lois PHIPA, LPRPDE, PIPA, LPRPSP, ainsi que de la Loi 25 (Québec). Colib est conforme à la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques), notamment concernant la protection des renseignements personnels sur la santé (RPS). Selon les renseignements communiqués par le fournisseur et sous réserve de toute modification de ses pratiques, les protocoles de sécurité techniques et organisationnels suivants sont notamment mises en place :

Accès protégé par un système d’authentification à deux facteurs
Hébergement de toutes les données sur le territoire canadien 
Chiffrement des serveurs et du site web 
Informations personnelles protégées par des identifiants et mots de passe.
Données déchiffrées dynamiquement à chaque chargement de page, uniquement pour les accès autorisés.
Formation annuelle des employés sur la confidentialité et la sécurité des données.
Procédures claires de gestion des incidents

Pour plus d’informations sur les mesures de sécurité de Colib, veuillez consulter l’adresse : https://help.Colib.io/fr/support/solutions/articles/153000191292-quelles-sont-les-mesures-de-s%C3%A9curit%C3%A9-des-donn%C3%A9es-et-de-conformit%C3%A9-offertes-par-Colib-.

Advenant un problème technique avec la plateforme Colib lors des rencontres en visioconférence, nous pourrions vous proposer d’utiliser une autre plateforme sécurisée (ex. : Microsoft TEAMS ou ZOOM) ou d’effectuer la rencontre par téléphone.

Durée de conservation de vos renseignements personnels

La durée de conservation de vos renseignements personnels correspond à celle requise pour vous offrir nos services, gérer nos activités et respecter les exigences légales et réglementaires applicables. Pour les dossiers régis par le Québec, le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des psychologues prévoit une conservation minimale de cinq ans après le dernier service professionnel rendu. Pour les services fournis à une personne située en Ontario, les Normes de conduite professionnelle du CPBAO (2024) et du CRPO prévoient une conservation minimale de dix ans après le dernier contact ou interaction professionnelle pertinents. Lorsque la personne était mineure, le dossier est conservé au moins jusqu’à dix ans après son 18e anniversaire. Une période plus longue est appliquée lorsqu’une autre obligation légale, réglementaire, contractuelle ou raisonnablement prévisible l’exige. À l’expiration de la période de conservation applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément à la loi. Aucun dossier concernant une personne cliente de l’Ontario n’est détruit avant l’expiration de la période ontarienne indiquée ci-dessus.

Fragilité de la chaîne de communication avec le professionnel (psychologue ou psychothérapeute)

Le professionnel doit informer la personne cliente des règles de confidentialité, de leurs limites ainsi que des modalités et des risques liés à la transmission de renseignements confidentiels. Ces obligations s’appliquent conformément aux lois, aux normes professionnelles et aux règles déontologiques propres à son titre et à son organisme de réglementation.

Malgré toutes les précautions mises en place par le professionnel, le client doit être conscient que toutes communications qui transitent par une chaîne d’intermédiaire (services postaux et technologie de l’information) peuvent être interceptées. La confidentialité et le secret professionnel ne peuvent donc pas être entièrement garantis. L’utilisation des technologies de l’information invite d’ailleurs à plusieurs précisions et précautions. 

Outre des interceptions malveillantes, la communication via des services en ligne comporte plusieurs éléments pouvant fragiliser la confidentialité et le secret professionnel. En effet, la législation de certains pays autorise le gouvernement à inspecter les services des entreprises sur son territoire. Il est de la responsabilité du client de bien prendre connaissance de toutes les contraintes des multiples plateformes qu’il utilise lors de ses communications avec le professionnel.

Le client est également responsable de l’utilisation qu’il fait de ses comptes d’utilisateur et de ses appareils de télécommunication. S’il le souhaite, il est responsable d’effacer son historique de navigation ou toutes traces de télécommunication avec le professionnel. Il est aussi responsable de l’utilisation ou du partage qu’il ferait de ses comptes d’utilisation et appareils de télécommunication ayant servi à échanger avec le professionnel. En ce sens, ce dernier ne peut être tenu responsable d’un bris de confidentialité si le client permet à des tiers (amis, membres de la famille, collègues de travail, employeurs, etc.) d’avoir accès à ses comptes courriels, réseaux sociaux, téléphone mobile, ordinateur, etc.

Accès à vos renseignements personnels

Sous réserve de toute restriction légale, vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels. Vous devez adresser une demande verbalement ou par écrit au responsable de l’accès. Selon la loi, seules les décisions rendues par le responsable de l’accès en réponse à des demandes écrites peuvent faire l’objet d’un recours devant la Commission d’accès à l’information.

À la réception d’une demande écrite d’accès ou de rectification, un accusé de réception vous sera acheminé. La responsable de la protection des renseignements personnels y répondra par écrit, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours suivant sa réception, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Il n’y a pas de frais pour avoir accès à vos renseignements personnels, mais des frais raisonnables peuvent s’appliquer pour les transcrire, les reproduire ou vous les transmettre. Le montant des frais exigés vous sera communiqué au préalable le cas échéant.

L’accès à certaines informations contenues à votre dossier pourrait être refusé momentanément si le professionnel considère que leur divulgation entraînerait un préjudice grave pour votre santé. Vous serez alors informé des motifs du refus et de vos recours. Le professionnel peut également refuser de communiquer un renseignement personnel vous concernant lorsque cela révèlerait un renseignement personnel sur un tiers ou l’existence d’un tel renseignement, et que cela risquerait de nuire sérieusement à ce tiers, sauf si ce dernier consent à sa communication ou s’il s’agit d’un cas d’urgence.

Demandes concernant des renseignements sur la santé en Ontario

Si vous recevez des services alors que vous êtes situé en Ontario, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels sur la santé ou leur correction en communiquant avec la responsable indiquée à la fin de la présente politique. La demande est traitée dans les délais, selon les modalités et sous réserve des exceptions prévues par la LPRPS/PHIPA. Tout refus, total ou partiel, est communiqué par écrit avec les motifs et les recours disponibles. Si vous êtes insatisfait du traitement de votre demande ou d’une pratique relative à vos renseignements sur la santé, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP/IPC Ontario) : https://www.ipc.on.ca/.

Vous avez la responsabilité de fournir des renseignements exacts, véridiques et complets. Si vous remarquez des erreurs dans vos renseignements personnels ou si vous devez les mettre à jour, veuillez-nous en aviser de la manière indiquée ci-dessous.

Vous pouvez accéder à certains des renseignements personnels que nous détenons sur vous par l’entremise de votre compte sur la plateforme Colib. Pour consulter des renseignements personnels qui ne sont pas accessibles par l’entremise de votre compte Colib, vous pouvez présenter une demande en communiquant avec nous.

Incident de confidentialité ou atteinte à la vie privée

La Clinique prend rapidement les mesures raisonnables pour contenir tout incident, en évaluer les risques, corriger la situation et réduire la probabilité qu’il se reproduise. Les personnes concernées ainsi que les organismes compétents sont avisés lorsque la loi l’exige. Au Québec, cela peut comprendre la Commission d’accès à l’information; en Ontario, cela peut comprendre le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario et, lorsque les lois ou les règles professionnelles l’exigent, l’organisme de réglementation compétent du professionnel, notamment le CPBAO ou le CRPO. La Clinique tient les registres d’incidents requis par les lois applicables.

Modification de la Politique relative au respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels

Nous pouvons parfois modifier la présente politique. La date de mise à jour au début de la politique indique quand elle a été modifiée, et les modifications entrent en vigueur lorsqu’elles sont publiées sur cette page web. Si nous apportons des modifications importantes, nous prendrons des mesures raisonnables pour vous en informer. Lorsque la loi exige un nouveau consentement en raison d’un changement de finalité ou de pratique, celui-ci sera obtenu avant le traitement concerné. Nous vous invitons à consulter périodiquement la présente politique.

Responsable de la protection de vos renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels veille à la protection de ceux-ci tout au long de leur cycle de vie : collecte, consentement, utilisation, communication, conservation, anonymisation et destruction. Pour les activités régies par le Québec, vous pouvez aussi consulter la Commission d’accès à l’information (CAI) : https://www.cai.gouv.qc.ca/.

Pour demander l’accès à vos renseignements personnels ou leur correction, poser une question, transmettre un commentaire ou formuler une plainte concernant leur traitement, vous pouvez communiquer par courriel ou par la poste avec :

Madame Valérie Mongeau
Responsable de la protection des renseignements personnels
Psychologue propriétaire

Clinique psy VM
CP 613,
Prévost (Québec) J0R 1T0
valeriemongeau@cliniquepsyvm.com
www.cliniquepsyvm.com

Renseignements propres à l’Ontario

Une préoccupation concernant la protection des renseignements personnels peut être adressée à la responsable de la Clinique ou au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. Une préoccupation concernant la conduite professionnelle doit être adressée à l’organisme de réglementation du professionnel concerné.

Pour les services fournis à une personne située en Ontario, 9479-5648 Québec inc., faisant affaire sous le nom de Clinique psy VM, est la dépositaire de renseignements sur la santé (Health Information Custodian) aux fins de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS/PHIPA). Valérie Mongeau est la personne-ressource désignée par la Clinique pour faciliter le respect de la LPRPS/PHIPA, informer les agents de leurs obligations, recevoir et traiter les demandes d’accès ou de rectification, répondre aux questions concernant les pratiques de la Clinique et recevoir les plaintes relatives aux renseignements personnels sur la santé. Les coordonnées indiquées ci-dessus s’appliquent.

Lorsque des professionnels autonomes fournissent des services par l’entremise de la Clinique psy VM à des personnes situées en Ontario, ils agissent comme agents de Valérie Mongeau, dépositaire de renseignements sur la santé au sens de la LPRPS/PHIPA. Ils recueillent, utilisent, consultent, consignent et communiquent les renseignements personnels sur la santé uniquement dans le cadre de leurs fonctions et conformément aux autorisations, politiques et procédures de la Clinique. Valérie Mongeau demeure responsable des pratiques de la Clinique relatives aux renseignements personnels sur la santé ainsi que des actes de ses agents accomplis dans le cadre de leurs fonctions.

Les professionnels et les autres agents autorisés doivent respecter les politiques et procédures de la Clinique en matière de confidentialité, limiter leur accès, leur collecte, leur utilisation et leur communication de renseignements personnels sur la santé à ce qui est raisonnablement nécessaire à l’exercice de leurs fonctions, et aviser la dépositaire à la première occasion raisonnable de toute perte, de tout vol ou de toute utilisation, communication ou consultation non autorisée de tels renseignements. Ils doivent également suivre la formation exigée par la Clinique et respecter les ententes de confidentialité et de sécurité applicables.

Une plainte concernant la protection des renseignements personnels sur la santé peut aussi être adressée au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (IPC Ontario) : https://www.ipc.on.ca/.

Pour toute question ou plainte concernant la conduite professionnelle d’une psychologue inscrite en Ontario, vous pouvez communiquer avec l’Ordre des psychologues et des analystes du comportement de l’Ontario (CPBAO) : https://cpbao.ca/public/complaints-reports-to-the-college/ — 416 961-8817 ou 1 800 489-8388.

Pour toute question ou plainte concernant la conduite professionnelle d’un psychothérapeute autorisé inscrit en Ontario, vous pouvez communiquer avec l’Ordre des psychothérapeutes autorisés de l’Ontario (CRPO). Le CRPO établit les normes applicables aux psychothérapeutes autorisés et traite les plaintes concernant leur conduite professionnelle : https://crpo.ca/complaints-reports/ — 416 479-4330 ou 1 844 712-1364.